Një event menaxher është përgjegjës për çdo detaj të eventit – për gjërat që duken dhe për ato që nuk duken. Detyrat e tij fillojnë që nga momenti i idesë deri pas përfundimit të eventit.
Por gjatë këtij procesi, ai përballet edhe me shumë sfida, sepse eventet janë ngjarje dinamike dhe përfshijnë faktorë që ndryshojnë vazhdimisht.
Përgjegjësitë kryesore
Një organizator eventi duhet të kujdeset për:
-
Planifikimin e konceptit dhe strukturës së eventit
-
Zgjedhjen e vendit të eventit dhe datës
-
Kontaktimin dhe koordinimin me furnitorët (ushqim, muzikë, foto/video, dekor, audio, etj.)
-
Menaxhimin e buxhetit
-
Përgatitjen e materialeve promocionale
-
Udhëheqjen e ekipit
-
Menaxhimin e ditës së eventit (kontroll total i çdo minute)
-
Mbledhjen e feedback-ut pas eventit
-
Raportimin dhe analizën finale (çka shkoi mirë / çka duhet përmirësuar)
Sfidat më të zakonshme që mund të ndodhin
-
Ndryshime të papritura – p.sh. anulimi i një furnitori në moment të fundit
-
Menaxhimi i kohës – shumë detyra në pak kohë
-
Stresi emocional – sidomos kur eventi është shumë i madh ose me presion të lartë
-
Buxhet i kufizuar – duhet të gjesh mënyra kreative për të kursyer
-
Ndryshimi i kërkesave të klientit – në minutë të fundit kërkojnë diçka ndryshe
-
Menaxhimi i ekipit dhe bashkëpunimi – jo çdo person është profesional dhe i përpiktë
-
Siguria – sidomos në evente publike dhe festivale
Në menaxhimin e eventeve, fleksibiliteti është po aq i rëndësishëm sa planifikimi.
Shembull
Shembull praktik:
Po organizon një event për prezantimin e një produkti të ri.
Gjithçka është gati, por 30 minuta para fillimit, tekniku i audio-s ka delay dhe nuk ka ardhur akoma.Ti si event menaxher duhet:
të ruash qetësinë
të kontaktosh teknikun për të kuptuar ku është
nëse është e pamundur, të gjesh një zgjidhje alternative: një tjetër teknik, një alt. sistem audio, ose të shtysh prezantimin e programit
Nëse eventi vazhdon normalisht dhe publiku nuk e vëren problemin – atëherë ti ke menaxhuar sfidën me sukses.