Një nga gabimet më të zakonshme në menaxhimin e kohës është përpjekja për të bërë gjithçka. Në realitet, produktiviteti nuk vjen nga sasia e detyrave që kryen, por nga cilësia dhe ndikimi i tyre. Eliminimi i detyrave të panevojshme është një hap strategjik që të lejon të çlirosh kohë dhe energji për atë që ka vërtet rëndësi.
Detyrat e panevojshme janë ato që nuk kontribuojnë në qëllimet e tua, nuk krijojnë vlerë dhe shpesh bëhen vetëm nga zakoni, presioni i jashtëm apo mungesa e qartësisë. Këto mund të jenë aktivitete të vogla që duken të padëmshme, por që me kalimin e kohës konsumojnë një pjesë të madhe të ditës.
Hapi i parë është vetëdija. Duhet të analizosh aktivitetet e tua ditore dhe të identifikosh cilat prej tyre nuk japin rezultate reale. Kjo kërkon një vlerësim të sinqertë: a po e bën këtë detyrë sepse është e rëndësishme, apo thjesht sepse je mësuar ta bësh?
Një parim i fuqishëm këtu është: nëse një detyrë nuk të afron drejt qëllimeve të tua dhe nuk ka ndikim të matshëm, ajo duhet të reduktohet ose eliminohet. Kjo nuk do të thotë të injorosh përgjegjësitë, por të largosh çdo aktivitet që nuk shton vlerë.
Eliminimi nuk është gjithmonë i lehtë, sepse shpesh përfshin të thuash “jo” ndaj kërkesave të të tjerëve ose të ndryshosh zakone të vjetra. Por ky është një hap i domosdoshëm për të krijuar hapësirë për punë më të rëndësishme dhe për të shmangur mbingarkesën.
Në praktikë, njerëzit më efektivë nuk janë ata që bëjnë më shumë gjëra, por ata që bëjnë më pak gjëra, por me më shumë ndikim.
Shembull praktik:
Një person kalon çdo ditë rreth 2 orë duke kontrolluar rrjetet sociale, duke iu përgjigjur mesazheve jo urgjente dhe duke ndjekur përmbajtje pa ndonjë qëllim konkret. Ai mendon se është thjesht një pjesë normale e ditës.
Kur analizon kohën e tij, kupton që këto aktivitete nuk i sjellin asnjë përfitim real. Ai vendos t’i kufizojë në vetëm 30 minuta në ditë dhe pjesën tjetër të kohës ta përdorë për të mësuar një aftësi të re që lidhet me punën e tij.
Pas disa javësh, ai ka përparim të dukshëm në aftësitë e tij dhe ndjen më pak stres. Nuk ka shtuar më shumë kohë në ditë — thjesht ka eliminuar atë që nuk kishte vlerë.